Automatizacija prijave gostiju: od rezervacije do eVisitora

Zašto ručni proces puca usred sezone

Kada rezervacija stiže na jedan kanal, podaci gosta u poruci, a eVisitor se otvara tek nakon dolaska, svaka prijava zahtijeva nekoliko prebacivanja i provjera. Uz više apartmana raste mogućnost pogrešnog datuma, objekta ili dokumenta.

Automatizacija ne znači da sustav samostalno donosi sve odluke. Dobar proces automatizira ponavljanje, a domaćinu ostavlja završnu provjeru osjetljivih podataka i službenog statusa.

Četiri dijela dobrog procesa

• rezervacija ulazi kroz povezani kalendar
• za dolazak nastaje jedinstveni self check-in link
• gost unosi podatke prije dolaska
• domaćin provjerava i završava prijavu u eVisitor

Koje radnje vrijedi automatizirati

Automatski se mogu pripremiti dolasci, linkovi i podsjetnici, označiti nepotpuni obrasci te poslati obavijest kada je gost završio. To su ponavljajuće radnje s jasnim pravilima.

Provjeru identiteta, neuobičajene dokumente, posebne osnove boravka i greške u službenom sustavu treba ostaviti vidljivima čovjeku. Cilj je manje tipkanja, ne manje kontrole.

Mjerite ono što stvarno štedi vrijeme

• prosječno vrijeme obrade jedne prijave
• udio gostiju koji obrazac ispune prije dolaska
• broj prijava s ručnim ispravkom
• broj propuštenih ili kasnih odjava
• broj poruka potrebnih do dovršenog self check-ina

Uvedite proces bez rizika

Počnite s jednim apartmanom i nekoliko dolazaka. Provjerite poruku gostu, izgled obrasca, obavijesti i završni status. Tek kada je tijek jasan, povežite ostale jedinice.

Zadržite kratku kontrolnu listu za iznimke. Automatizacija je najkorisnija kada osoblje zna što sustav radi, gdje staje i kada treba ručno intervenirati.